Одним из самых беспроигрышных способов организации производства является работа «под заказ». Многие производители имеют пункты приема заказов, где аккумулируется актуальная информация не только о самих заявках, но и о клиентах, тенденциях спроса, пожеланиях.
Собственно, просто сбор данных о клиентах позволяет автоматизировать любая специализированная программа. Но для того, чтобы автоматизация носила серьезный комплексный характер, необходимы широкие возможности для аналитики, вычислений, составления отчетности.
В 2004 году мебельная фабрика «Порядок» (Санкт-Петербург) приступила к автоматизации процесса формирования заявок. В качестве платформы бала выбрана программа «Клиент-Коммуникатор».
Основные цели применения «Клиент-Коммуникатора» были сформулированы следующим образом:
- Сохранение информации о клиенте, заказе, сроках исполнения в единой базе данных
- Финансовый контроль и учет по подразделениям
- Автоматизация расчетов технических параметров по индивидуальным замерам
- Вычисление вознаграждения менеджеров
- Финансовый анализ в различных разрезах
- Оптимизация сроков исполнения заказов на производстве.
- Процесс автоматизации было решено начать с автоматизации приема заказов на изготовление.
Рис.1
Комментарий к рис.1
На рисунке отражена закладка «Калькуляция на заказ»
в карточке «Заказы» (расчет фасада).Возможность редактировать информацию
в нижней половине карточки позволяет сразу же получать стоимость
заказа. Здесь же можно сразу сравнить расчет по оптовой и розничной стоимости.
Рис.2
Комментарий к рис.2
На рисунке отражена закладка «Калькуляция на заказ»
в карточке «Заказы»(расчет корпуса). Калькуляция фасада и корпуса делаются
на двух закладках одной карточки.
Рис.3
Комментарий к рис.3
Так как конечная стоимость заказа включает в себя дополнительные
расходы на монтаж и доставку, то эти данные также необходимо
учитывать и сохранять.
Стандартно поставляемые настройки комплекса «Клиент-Коммуникатор» практически полностью позволяют избежать дополнительных затрат на настройку клиентского блока и обеспечивают широкие возможности для учета индивидуальных особенностей бизнеса.
Особенностью применения является автоматизация расчетов всех технических параметров, от которых зависит стоимость исполнения заявки. Базовые расценки на комплектующие и материалы также хранятся в единой базе данных и используются при формировании общей стоимости. Кроме того, в базе данных сохраняются все замеры, которые необходимы для дальнейшей работы над заказом.
Рис.4
Комментарий к рис.4
Правая часть карточки отражает спецификацию заявки.
Отметки в соответствующих полях фиксируют факт выдачи заявки
в производство, а также подтверждение об оплате.
Так как в большинстве случаев производители имеют дело с большим количеством поставщиков, то информация об их ценах на материалы и фурнитуру так же внесена в единую информационную базу предприятия и используется для оценки эффективности работы торговых точек. (Замечание: Большие возможности по организации прав доступа к информации гарантируют, что данные «не для широкого доступа» не будут видны всем желающим).
Еще одной особенностью применения программного комплекса является автоматизация вычисления вознаграждения менеджеров, которое зависит от объема принятых на изготовление заказов.
Рис.5
Комментарий к рис.5
Закладка «баланс» позволяет не только сразу учесть вознаграждение
соответствующего менеджера, но и оценить финансовую сторону
полученного заказа. Два нижных поля отражают Приход и Расход
по конкретной заявке, а также скидку, данную клиенту.
Рис.6
Комментарий к рис.6
Верхняя часть карточки содержит сводную информацию по всем подразделениям.
Слева внизу – персональные данные о начислениях исполнителям,
а также отметка о выплате.
Ключевой фигурой данного этапа бизнес-процесса является руководитель отдела продаж, так как именно он проводит финансовый анализ проделанных работ.
Рис.7
Комментарий к рис.7
Верхняя часть карточки содержит сводную информацию по всем подразделениям.
Внизу (слева и справа соответственно) – расход и приход по выбранному подразделению.
Рис.8
Комментарий к рис.8
В нижней части карточки представлен сравнительный анализ
работы подразделений по трем выбранным показателям –
заказы (доля от общего количества), приходы и расходы.
Применение вычисляемых атрибутов позволяет проводить оценку эффективности работы по таким показателям как прибыльность, затраты, возврат средств.
С точки зрения маркетингового анализа интересен анализ рентабельности конкретного заказа или клиента. «Клиент-Коммуникатор» позволяет сделать предварительную оценку такой рентабельности еще на стадии принятия заказа. (Не секрет, что от некоторых заказов и клиентов лучше отказаться, чем получить невыгодный заказ).
Рис.9
Комментарий к рис.9
В верхнем окне карточки отражена информация по заказам.
Выбрав интересующий нас заказ, в нижней части экрана мы увидим
все критичные данные: даты приема, замера, доставки, монтажа,
раскладку по стоимости, приход, долг.
Интересной для производства является информация «Дней до доставки».
Из вышесказанного можно сделать вывод о том, что применение программы «Клиент-Коммуникатор» позволяет эффективно следить за работой подразделений и конкретных менеджеров и держать «на контроле» даты для производства и технических служб.
Планируемое расширение информационной сети предприятия позволит сделать прозрачным весь бизнес-процесс: от приема заказа менеджером до монтажа изделия у конечного заказчика.
Статья подготовлена компанией "БМикро"
сентябрь 2004г.
