Ситуация в сфере образования
Информационные технологии становятся движущей силой происходящих изменений в современном мире. В полной мере это относится к сфере образования. Ведущие мировые вузы, занимающие первые места по качеству предоставляемого образования, уже давно используют передовые технологии и современный подход к информационным системам.
В нашей стране информационные технологии используются в секторе образования относительно недавно, и в большинстве своем вузы используют системы, не отвечающие современным стандартам ни по скорости работы, ни по предоставляемому спектру возможностей.
На сегодняшний день практически ни у одного российского высшего учебного заведения нет единой комплексной интегрированной системы, позволяющей управлять всеми его процессами. Такая ситуация не случайна, многие университеты до сих пор используют собственные наработки, устаревшие решения, написанные сотрудниками или даже студентами в качестве выпускных работ.
До определенного периода времени такая «лоскутная» автоматизация полностью покрывала все потребности вузов, но сейчас их использование не только не эффективно, но даже в какой-то мере опасно.
И лишь небольшая часть российских вузов городов-миллионников может наслаждаться работой в современных информационных системах. Так, в качестве примера можно привести проект внедрения CRM-системы NORBIT4Edu в Российском университете дружбы народов (РУДН). NORBIT4Edu - отраслевое решение компании НОРБИТ, разработанное на платформе Microsoft Dynamics CRM 2011. В данном вузе NORBIT4Edu является единой системой взаимодействия с выпускниками.
Зачем ИТ вузам?
Уже не первый год российское правительство, заинтересованное в повышении качества высшего образования, выделяет бюджетные средства на решение поставленных задач, в том числе за счет повышения уровня информатизации вузов. С каждым годом государство наращивает финансирование высшего образования, реализуя программы создания Национальных исследовательских университетов, стимулирования кооперации вузов и НИИ с предприятиями, укрупнения вузов. Так, на развитие инновационной инфраструктуры вузов в 2010—2012 гг. в бюджете РФ было предусмотрено 8 млрд. руб., а недавно еще один миллиард выделен дополнительно.
Благодаря этому появились первые небольшие результаты. Так, государственная поддержка позволила частично преодолеть «кусочную» автоматизацию и дала хороший старт для перехода российских вузов к работе с современными системами. Потребности в информатизации сознают и сами вузы. Ведь основной задачей образовательных учреждений является повышение качества образования, выход в рейтинги лидеров и признание российских специалистов на мировом рынке, но все это невозможно представить без автоматизации внутренних процессов и используя устарелые информационные системы, не соответствующие международным стандартам и технологиям.
Уже сегодня в ряде вузов страны студенты расплачиваются банковской картой в буфете, используют пластиковые карты-пропуска для входа на территорию учебного заведения, просматривают расписание в своем коммуникаторе и получают по электронной почте и смс информацию о мероприятиях вуза – все это вовсе не кажется удивительным, а наоборот, очень привычно и удобно. В дополнение к обеспечивающим сервисам, которые дают возможность учиться с комфортом, также необходимы мощные CRM-инструменты по управлению взаимоотношений с учащимися (студентами, абитуриентами и выпускниками).
«Использование современных технологий, как в образовательном процессе, так и в управленческой деятельности современного вуза является необходимостью, которая обусловлена, во-первых, требованием в указанные сроки подготовить специалиста, способного не только ориентироваться в современном, быстро развивающемся мире, но и работоспособного сразу, без дополнительного до и переобучения, приступить к работе в соответствии со всеми требованиями работодателя. А, как известно, сегодня они достаточно жестко регламентируют навыки работы с использованием информационных систем. Во-вторых, необходимость правильно организовать обмен информацией внутри подразделений вуза и со студентами также подразумевает использование современных информационных систем. Microsoft Dynamics CRM является проверенным нашими коллегами из других вузов вариантом решения обозначенных выше вопросов», - считает директор академии экономики и управления Тамбовского государственного университета имени Г.Р. Державина, доктором экономических наук, профессором Юриной Еленой Александровной.
Помимо государственной поддержки, крупные вендоры, разработчики ИТ-систем, также заинтересованы в создании инновационных систем и их внедрении в сектор образования.
На сегодняшний день, мировые лидеры по разработке отраслевых ИТ-систем предлагают большой спектр гибких современных решений, позволяющих облегчить работу сотрудников, минимизировать временные затраты на работу с данными и максимально увеличивать отдачу в виде повышения качества учебного процесса, а следовательно качества подготовки специалистов и образования.
Но, не смотря на все плюсы и желание почти всех российских вузов приступить к работе в новой системе, автоматизация высших учебных заведений задача не из легких, она требует глубокой проработки и исследования всех внутренних процессов, а также специфики данной отрасли. Именно поэтому проект внедрения информационных систем в высшие учебные заведения предполагает долгосрочное поэтапное сотрудничество вузов и проектной команды интегратора.
«Современный вуз можно смело сравнить с крупным предприятием, сложность операций которого ни сколько не уступает операциям в университете: возможность отслеживать отношения с «клиентом» на всех этапах жизненного цикла (абитуриент-студент-выпускник), оплату за обучение, проведение маркетинговой активности, планирование мероприятий. На данный момент проектная команда активно внедряет разработанное для сектора образования решение NORBIT4Edu в несколько российских вузах, не говоря о большом списке заинтересованных учебных заведений», - Дмитрий Рыбаков, руководитель департамента Microsoft Dynamics CRM компании НОРБИТ.
Страх №1 Работа в принципиально новой системе.
Имея горький опыт работы с «лоскутными» системами, заставляющими подстраиваться под операции и в буквальном смысле мириться с имеющимся интерфейсом, у многих клиентов существует стереотип, что внедрение информационной системы заставит всех сотрудников работать принципиально в новом ключе.
Практически все современные не коробочные решения позволяют модифицировать систему по требованиям заказчика. Например, функционал CRM системы от Microsoft Dynamics позволяет создавать бизнес-процессы, продумывать различные сценарии взаимодействия с абитуриентами, студентами и выпускниками.
Страх №2 Незнакомый интерфейс.
На сегодняшний день «компьютерная грамотность» шагнула далеко вперед, но ни для кого не секрет, что в вузах работают сотрудники разных возрастов и разного опыта работы с персональным компьютером. Большим плюсом является то, что многие компании - разработчики современных решений в буквальном смысле подстраивают свои продукты под знакомый всем интерфейс офисных документов Microsoft Office . А сама компания Microsoft разрабатывает свои решения в едином интерфейсе. Поэтому работа в новых системах будет максимально проста и интуитивно понятна любому сотруднику, использующему в своей работе пакет офисных приложений.
Страх №3 Потеря ценных данных при переходе на новую систему.
Все проекты внедрения ИТ-систем имеют строгую последовательность, определенную методологией внедрения. Это некий определенный стандартизованный поэтапный подход к проектам внедрения - начиная со сбора необходимых требований, заканчивая развертыванием разработанной системы на сервере вуза. Каждая из используемых методологий предполагает полный перенос всех данных на этапе развертывания и тестирования системы.
Помимо предварительной загрузки данных, многие решения имеют функционал для импорта и экспорта данных, необходимых в работе для составления отчетов или анализа.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Естественно, принятие решения о внедрении современной CRM системы в большей степени зависит от финансового положения и выделенного на автоматизацию бюджета. Но многие российские университеты до сих пор бояться сделать шаг в будущее и подвержены стереотипам о сложности таких решений и сомнительных перспективах. Современные решения это не просто обеспечивающий сервис, а профессионал в области взаимоотношений.
Автор: Устеникова Анастасия Романовна, консультант департамента CRM компании НОРБИТ
